Todos estamos muy familiarizados con las reuniones que agotan el tiempo, pero con un buen líder, éstas pueden ser increíblemente productivas.

Hay un divertido anuncio publicitario que Google ideó cuando estaba presentando al mundo a Google Hangout hace unos años. El punto consiste en un moderador seguro de sí mismo que derriba las sugerencias repetidas de los colegas de «hacer un seguimiento» y las sugerencias de «ponerse en contacto más tarde» o la necesidad de «reagruparse».

Dejando de lado la publicidad inteligente, el comercial plantea una serie de preguntas interesantes:

¿Cuán productivas son las reuniones?

¿Nos reunimos solo para que podamos volver a encontrarnos?

Esto es importante porque, según una encuesta reciente realizada por la empresa de software Clarizen, «el empleado de oficina estadounidense promedio pasa más de nueve horas de cada semana preparando o asistiendo a reuniones de actualización de proyectos».

Eso es aproximadamente una cuarta parte de una semana laboral de 40 horas. Y como todos sabemos, el tiempo es dinero.

No todas las reuniones son inútiles. Sabemos que cuando las reuniones están bien organizadas, pueden ser increíblemente útiles. Se toman decisiones. Los pedidos son entregados. La finalidad y los objetivos son definidos. Y luego están los elementos intangibles como leer el lenguaje corporal y el tono de tu colega. Las cosas que el correo electrónico e incluso las llamadas telefónicas no pueden igualar.

Pero cuando se ejecutan mal (piense en Michael Scott de The Office), las reuniones son una increíble pérdida de tiempo. Según los expertos, «las reuniones mal gestionadas no permiten el compromiso de los empleados».

Absolutamente. Puedo pensar en numerosos casos en los que las reuniones se convirtieron en pequeñas discusiones sobre personalidades individuales o en tangentes que no tenían absolutamente nada que ver con el tema en cuestión. Estoy seguro de que usted puede pensar en ejemplos de su propia vida profesional cuando experimentó lo mismo.

Entonces, ¿cuál es la respuesta?

En pocas palabras, usted necesita un líder eficaz.

Parte de la respuesta es tener un gerente sensato (al menos durante la reunión) que tenga un enfoque similar al láser acerca de lo que se necesita de la reunión. Se harán las preguntas correctas. Y solo se comparte la información más pertinente para el grupo.

El comercial de Google

Y es aquí en lo que ese comercial de Google es perfecto. En lugar de presentar instintivamente las discusiones para tratar un tema que requiere aportes del grupo o de ciertos miembros del equipo, ¿por qué no utilizar esta reunión para dar una respuesta? Por supuesto, hay ocasiones en que esto no se puede hacer, pero con demasiada frecuencia, el impulso en las reuniones es postergar la toma de decisiones importantes.

Para finalizar, aquí hay otro consejo.

Intente limitar las reuniones a una hora. Un ex colega me dijo una vez que las personas comienzan a perder interés después de una hora, sin importar cuán interesante sea la discusión. Creo que hay mucha verdad en eso. Las reuniones bien dirigidas rara vez excederán una hora. Y si hay más temas de agenda para discutir después de esa hora, ¿por qué no tomarse un descanso antes de volver a reunirse?

Como alguien con un caso leve de tecnofobia, me resulta increíblemente útil interactuar con colegas. Además de crear camaradería, estoy convencido de que una reunión es el escenario donde se toman las decisiones más importantes para una empresa.

Con eso en mente, resistamos la tentación de usar las reuniones como una fachada para parecer ocupado o de usar toda la reunión para resumir el episodio de The Big Bang Theory de la noche anterior. Vamos a dejar eso para la hora feliz.